Automatisch auslesen
Lieferant, Rechnungsnummer, Beträge, Positionen und Fälligkeiten werden aus PDFs, Scans und Fotos erkannt – auch bei wechselnden Layouts.
01Rechnungen & Dokumente mit KI automatisch verarbeiten
Eingangsrechnungen, Lieferscheine und Auftragsbestätigungen werden automatisch ausgelesen, geprüft und weitergeleitet – statt abgetippt.
In fast jedem Unternehmen kommen jeden Tag Dokumente an: Rechnungen per E-Mail, Lieferscheine auf Papier, Auftragsbestätigungen als PDF. Jemand öffnet sie, liest die wichtigen Angaben heraus und tippt sie in ein anderes Programm. Genau diesen Schritt übernimmt eine KI – zuverlässig, nachvollziehbar und mit einer Prüfung durch den Menschen, wo es darauf ankommt.
Was ich liefere
Leistungsumfang
Jedes Projekt ist anders – das sind die Bausteine, aus denen ich die passende Lösung für Sie zusammenstelle.
Automatisch prüfen
Beträge werden gegen Bestellungen oder Lieferscheine abgeglichen. Abweichungen landen gezielt bei der richtigen Person.
02Direkt weitergeben
Die Daten gehen an Buchhaltung, DATEV-Export, ERP oder eine Tabelle – dorthin, wo Sie sie heute auch brauchen.
03Sauber ablegen
Jedes Dokument wird einheitlich benannt und im richtigen Ordner archiviert, damit es später schnell wiedergefunden wird.
04Mehr erfahren
Im Detail
Früher brauchte man für so etwas starre Vorlagen für jeden einzelnen Lieferanten. Moderne KI-Modelle verstehen Dokumente dagegen ähnlich wie ein Mensch: Sie erkennen eine Rechnungsnummer auch dann, wenn sie an einer ungewohnten Stelle steht. Dadurch funktioniert die Verarbeitung auch bei vielen verschiedenen Absendern, ohne dass für jeden eine eigene Regel gebaut werden muss.
Wichtig ist mir, dass die Kontrolle beim Menschen bleibt. Ist sich die KI bei einem Wert unsicher oder passt ein Betrag nicht zur Bestellung, wird das Dokument zur Prüfung markiert statt einfach durchgewunken. Alle anderen laufen automatisch durch. So sparen Sie Zeit, ohne die Sorgfalt aufzugeben. Umgesetzt wird das als Automatisierung mit Werkzeugen wie n8n oder als Teil einer individuellen Softwarelösung.
Beim Datenschutz setze ich auf KI-Modelle mit Verarbeitung in der EU oder auf selbst betriebene Modelle, wenn die Dokumente besonders sensibel sind. Welche Variante passt, besprechen wir anhand Ihrer Dokumente und Anforderungen. Das gleiche Prinzip funktioniert übrigens nicht nur für Rechnungen, sondern auch für Bewerbungen, Formulare, Verträge oder Prüfberichte.
Typische Einsatzbereiche
- Eingangsrechnungen aus dem E-Mail-Postfach automatisch erfassen
- Lieferscheine mit Bestellungen abgleichen
- Auftragsbestätigungen prüfen und Abweichungen melden
- Belege für den Steuerberater vorsortieren
- Bewerbungen und Formulare strukturiert zusammenfassen
FAQ
Häufige Fragen
Bei gut lesbaren Dokumenten sehr zuverlässig. Entscheidend ist, dass unsichere Werte erkannt und zur Prüfung vorgelegt werden. So landen Fehler nicht unbemerkt in der Buchhaltung.
Ja, wenn es richtig aufgesetzt ist. Ich nutze KI-Modelle mit Verarbeitung in der EU oder selbst betriebene Modelle und schließe die nötigen Verträge zur Auftragsverarbeitung ab.
Ja. Papier wird gescannt oder mit dem Smartphone fotografiert, danach läuft die Verarbeitung genauso wie bei PDFs aus dem E-Mail-Postfach.
Weitere Leistungen
KI-Integration für Ihr Unternehmen
Künstliche Intelligenz ist mehr als ein Schlagwort – richtig eingesetzt übernimmt sie Aufgaben, die bisher viel Zeit und Konzentration gekostet haben: Texte verstehen, Dokumente auswerten, Anfragen einordnen, Inhalte erstellen. Ich integriere KI gezielt dort in Ihre Abläufe, wo sie echten Mehrwert bringt – nicht als Spielerei, sondern als praktisches Werkzeug, das Ihren Alltag spürbar erleichtert.
Prozess- & Workflow-Automatisierung
Jeder Betrieb hat Aufgaben, die sich jeden Tag wiederholen: Daten von einem Programm ins nächste übertragen, E-Mails sortieren, Dokumente erstellen, Listen pflegen. Diese Arbeit kostet Zeit, ist fehleranfällig und hält niemanden im Unternehmen wirklich voran. Ich automatisiere genau solche Abläufe – sodass sie zuverlässig im Hintergrund laufen, ohne dass jemand sie manuell anstoßen muss.
API-Anbindungen & Schnittstellen
In den meisten Unternehmen arbeiten mehrere Programme nebeneinander her, ohne miteinander zu reden: das Shopsystem, die Buchhaltung, das CRM, die Lagerverwaltung. Die Folge sind doppelte Eingaben und Daten, die von Hand übertragen werden müssen. Eine API-Anbindung verbindet diese Systeme miteinander, sodass Daten automatisch und in Echtzeit zwischen ihnen fließen – ohne manuelles Zutun.
Projekt starten
Nie wieder Rechnungen abtippen.
Schicken Sie mir im Erstgespräch ein paar typische Dokumente aus Ihrem Alltag. Ich zeige Ihnen, welche Angaben sich automatisch auslesen lassen und was das für Ihren Aufwand bedeutet.